FAQ (frequently asked questions) & tips

Beste lezer,

De Kamer van Koophandel heeft ons inzicht verschaft in de meest gemaakte fouten en redenen waarom aanvragen van exportdocumenten worden afgekeurd. Wij willen jullie deze informatie niet onthouden.

Meest voorkomende redenen van afwijzing CvO, EUR1, EUR-MED:

1. Bewijs onvolledig / onjuist:

  •   Er moet altijd een verkoopfactuur bij de aanvraag van een export document gevoegd worden.
  •   Leveranciersverklaringen moeten conform de tekst zijn zoals die op onze website vermeld staan, hierin mogen geen aanpassingen gedaan worden.
  •   Per 1 mei 2016 is de douane wetgeving vervangen door nieuwe, verklaringen die nog naar de oude wetgeving verwijzen worden niet meer geaccepteerd.
  •   Leveranciersverklaringen moeten op briefpapier staan of voorzien zijn van een bedrijfsstempel.
  •   Bij gebruik van eenmalige leveranciersverklaringen moet verwezen worden naar een specifiek inkoopfactuur en die moet worden bijgevoegd.
  •   Als een bedrijf een document opmaakt uit naam van een ander bedrijf dan moet er een volmacht zijn waaruit blijkt dat dit mag.

2. Oorsprong:

  •   European Community is al enige jaren geleden gewijzigd in European Union.
  •   als de leveranciersverklaring alleen EU oorsprong vermeld kan geen specifieke lidstaat vermeld worden op het CvO/EUR-1.
  •   als er meerdere landen van oorsprong zijn moet in vak 6 (CvO) en 8 (EUR1) of op een bijlage waarnaar verwezen wordt duidelijk vermeld worden wat welke oorsprong heeft.
  •   oorsprongen moeten voluit vermeld worden, dus geen US/USA, maar United States of America.
  •   Als er in vak 6/8 of op de bijlage afkortingen worden gebruikt moet op het CvO/EUR1 verklaard worden waar deze afkortingen voor staan.

3. Goederenomschrijving:

  •   Er moet altijd een algemene productomschrijving in vak 6/8 staan. Alleen een merknaam, code etc is niet voldoende.
  •   Als het niet past om alle goederen in vak 6/8 te plaatsen mag verwezen worden naar de factuur/paklijst/itemlist, maar er moet wel een algemene goederenomschrijving in vak 6/8 vermeld worden, bijvoorbeeld “Horticultural products as per invoice number … “.

 

Meest voorkomende redenen van afwijzing Legalisaties:

1. Handtekening ontbreekt:

  •   Elk document dat de KvK legaliseert moet voorzien zijn van een handtekening. De KvK controleert deze aan de hand van de bij haar bekende handtekeningen en kijkt of de persoon bevoegd is om een dergelijk stuk te tekenen.
  •   Als het document voor een derde partij wordt ingediend en getekend dan moet ook de bedrijfsstempel bij de handtekening geplaatst worden.

2. Handtekening onjuist:

  •   Document moet getekend worden door iemand die bekend is bij de KvK en een voldoende bevoegdheid heeft om het document te tekenen.
  •   Als het document door iemand anders dan de POC houder wordt getekend, dan graag even de naam bij de handtekening vermelden, het is anders lastig en veel werk om te ontdekken van wie de handtekening is.

3. Document kan niet gelegaliseerd worden:

  •   Er worden documenten ter legalisatie aangeboden die volgens de Market Access Database niet gelegaliseerd hoeven te worden volgens het betreffende land. Het is daarom aan te raden op de Market Access Database na te gaan of dit nodig is (zie ook bijgevoegde flyer ter informatie).
  •   Sommige documenten kunnen niet door de KvK gelegaliseerd worden. Bijvoorbeeld omdat deze door een andere instantie gelegaliseerd moeten worden of omdat de KvK het document qua inhoud niet mag legaliseren (zie ook bijgevoegde flyer ter informatie).

 

Algemene tips

  1. Per legalisatie één document aanvragen, niet meerdere documenten in één verzoek.
  2. Indien stukken die bij een aanvraag horen niet passen, stuur deze niet door naar de KvK per mail, maar scan deze bestanden kleiner.
  3. De pagina met handtekening als laatste scannen, dit is de pagina die de KvK als eerst krijgt om te legaliseren.
  4. Bij een vervangende aanvraag van een CvO altijd het oude CvO mee sturen met een dikke streep erdoor, zodat de KvK ziet dat deze niet gebruikt is/wordt. Als het bedrijf hier niet meer over beschikt dan dient de volgende tekst in het “opmerkingen vak” opgenomen te worden “Cancels and replaces the document issued by the Chamber of  Commerce on … with number … “.
  5. Bij een vervangende aanvraag van een EUR1, het oude EUR1 mee sturen (als men hierover beschikt) met een dikke streep erdoor. Aan de toelichting op de achterzijde moet door de aanvrager de reden van het aanvragen van een vervangend EUR1 worden vermeld. In vak 7 van de voorzijde moet de volgende tekst vermeld worden “Replacement of EUR1 / EUR-MED Nr.: … dtd: … “.
  6. Als een bedrijf een document opmaakt uit naam van een ander bedrijf dan moet er een volmacht zijn waaruit blijkt dat dit mag.